Outlook Body to Excel

[lor01]

Hi everyone,

pretty new to PA and I am currently struggling with the creation of a flow. I already watched some videos but I get stuck at the same process step all the time.

I get rejection mails from clients and I would like PowerAutomate to save the reason (which is written in the body of the mail) to an excel table. In the example attached the reason for rejection would be "das Dokument wurde an die falsche E-Mailadresse geschickt."

I always get stuck with the expression. What do I have to write to make sure that PA gets the according information?

More information about the mail:

The text before and after the reason is always the same. It will start with:

"Sehr geehrte Damen und Herren,die Prüfung und Bezahlung Ihrer Rechnung (siehe Anlage) ist in dieser Form leider nicht möglich"

and ends with

"Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass diese E-Mail automatisch generiert wurde. Entsprechende Rückfragen werden nicht beantwortet.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung.

Freundliche Grüsse"

There is a set of reasons (for now) which would be:

- Die Rechnung entspricht nicht den notwendigen Anforderungen, da die PDF-Datei mehrere Rechnungen beinhaltet

- In der PDF-Datei befinden sich mehr als eine Rechnung bzw. Gutschrift

- das Dokument wurde an die falsche E-Mailadresse gechickt

- Die Rechnung entspricht nicht den notwendigen Anforderungen, da eine / mehrere Seite(n) fehlt / fehlen.

What is always different is the use of hyphen

see examples below:

1. 

Sehr geehrte Damen und Herren,

die Prüfung und Bezahlung Ihrer Rechnung (siehe Anlage) ist in dieser Form leider nicht möglich.

- Die Rechnung entspricht nicht den notwendigen Anforderungen, da die PDF-Datei mehrere Rechnungen beinhaltet.

-

Aus diesem Grund müssen wir die Rechnung leider zur Korrektur an Sie zurückgeben.

2.

Sehr geehrte Damen und Herren,

die Prüfung und Bezahlung Ihrer Rechnung (siehe Anlage) ist in dieser Form leider nicht möglich.

-

- das Dokument wurde an die falsche E-Mailadresse gechickt.

Aus diesem Grund müssen wir die Rechnung leider zur Korrektur an Sie zurückgeben.

3.

Sehr geehrte Damen und Herren,

die Prüfung und Bezahlung Ihrer Rechnung (siehe Anlage) ist in dieser Form leider nicht möglich.

- Die Rechnung entspricht nicht den notwendigen Anforderungen, da eine / mehrere Seite(n) fehlt / fehlen.

-

Aus diesem Grund müssen wir die Rechnung leider zur Korrektur an Sie zurückgeben.

[AlexEncodian]

@lor01 

Hi, we need more information on the emails that you are receiving. Are they always in the same format i.e. is the text before and after the reason always the same? Are the reasons always the same (or at least a set of x reasons)?  Are the reasons always found in the same structure e.g. in the bullet points? Or is everything hand typed in the email and structure/content/words are unique to each email?

[lor01]

Hi @AlexEncodian 

thank you for helping!

I changed the description accordingly. I hope that makes it more clear.

[AlexEncodian]

@lor01 

Thanks. All your examples only ever have one reason so I am assuming there wont be a scenario with multiple reasons.

When the email is received

1) export email
2) Use the "HTML to text" action with function: "string(outputs('Export_email_(V2)')?['body'])"

So now you have the email in string form and you need to start the extraction.

There are two ways to do it. One is simple and quick but involves a third party connector (Encodian) which has an Utility - Extract Text between Values action. (Note, this action has the "Utility" prefix meaning it only consumes 0.05 credits per run i.e. a subscription with 500 action credits gives you 10,000  runs of this action). The second method is native and takes a bit longer. I'll give you both options.

Option 1:
Simply use Encodian's Utility - Extract Text between Values action set up like this.

This will give you the reason as a string.

If you want things nicely formatted (e.g. removing line breaks, the dashes, etc) you can put in two compose actions after with the following expressions:

Remove dashes: replace(outputs('Utility_-_Extract_Text_between_Values')?['body/result'],'- ','')
Remove linebreaks: replace (outputs('remove dash compose name'),decodeUriComponent ('%0A'),'')

Option 2:
To extract text using native Power Automate, you need to find the start and end position of the text you are looking to extract. Follow these steps:
- initialise variable for extracted text
- find start position using "find text position"
- find end position using "find text position"
- extract text using substring action (need starting position from above + calculate length using expression)
- set the initialised variable as this extracted string

[lor01]

@AlexEncodian  Thanks for providing both options! Anything missing here that I do not see?

[AlexEncodian]

@lor01 

Please paste both expressions string() here so I can see what they are

[lor01]

@AlexEncodian  see below. Would be the same string that you suggested for both actions.

"string(outputs('Export_email_(V2)')?['body'])"

Do I need different strings for both actions?

[AlexEncodian]

@lor01 

HTML to Text: type in string()....put your cursor between the brackets, select dynamic value and select the body value from the export email action.

Extract Text between Value: insert the output from HTML to text as a dynamic value

[lor01 · Accepted solution]

@AlexEncodian thank you!